Ghid practic pentru sistemul integrat de mediu și raportarea ESG

Un Sistem Integrat de Mediu (SIM) este cadrul central prin care o companie din România își gestionează și raportează obligațiile de mediu. Însă vedem în practică faptul că SIM este mult mai mult decât un exercițiu de conformare. Este sistemul nervos operațional care conectează activitatea de business cu entități precum Garda Națională de Mediu sau Administrația Fondului pentru Mediu (AFM) și construiește fundația pentru date ESG auditabile.

De ce este sistemul integrat de mediu un pilon strategic

Pentru multe echipe, interacțiunea cu sistemul integrat de mediu se oprește la obținerea autorizației și depunerea declarațiilor lunare către AFM. Această perspectivă, deși corectă, este incompletă. Adevărata valoare a SIM nu stă doar în conformare, ci în fundația pe care o construiește pentru scalabilitate operațională.

SIM este, în esență, un mecanism de colectare a datelor. Informațiile agregate pentru cerințele legale — de la consumul de energie și apă, la cantitățile de deșeuri generate sau ambalajele puse pe piață — sunt exact datele de care aveți nevoie pentru raportările de sustenabilitate (ESG - Mediu, Social, Guvernanță).

Fundamentul pentru competitivitate și credibilitate

Într-un mediu de business unde transparența devine un criteriu de selecție în lanțul valoric, o gestiune riguroasă a datelor de mediu este un avantaj competitiv. O companie care își stăpânește fluxurile de date pentru SIM este mult mai pregătită să răspundă cerințelor Directivei CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) sau solicitărilor din partea băncilor și clienților.

Mai mult, implementarea corectă a SIM aduce beneficii directe, cu impact operațional imediat:

• Evitarea riscurilor financiare: Previne amenzile costisitoare de la Garda de Mediu sau penalitățile de la AFM, care pot reduce semnificativ profitabilitatea.
• Optimizarea costurilor operaționale: O evidență clară a resurselor consumate și a deșeurilor generate scoate rapid la lumină zonele de ineficiență și oportunitățile de reducere a costurilor. Puteți afla mai multe despre cum să identificați și să gestionați principalele surse de poluare în acest articol.
• Consolidarea încrederii: Demonstrează partenerilor, investitorilor și clienților un angajament real pentru responsabilitate, construind o reputație solidă.

SIM nu este doar despre conformitate. Este despre construirea unui set de date auditabile, care stă la baza oricărei strategii ESG credibile. Este punctul de plecare pentru a transforma obligațiile de mediu într-un motor de performanță.

Nevoia de a gestiona corect impactul asupra mediului este accentuată și de contextul național. De exemplu, România înregistrează un deficit de investiții de 8.000 de milioane EUR în domeniul mediului, din care 48% vizează poluarea și gestionarea deșeurilor, iar 22% economia circulară. Acest deficit subliniază presiunea tot mai mare asupra companiilor de a contribui la soluții durabile, transformând gestionarea SIM dintr-o formalitate într-o necesitate strategică. Puteți explora mai multe detalii despre acest context în Raportul de Mediu al UE.

Cum navigăm obligațiile legale și obținem autorizația de mediu

Pentru orice companie din România, funcționarea legală depinde de obținerea și menținerea unui act de reglementare de mediu. Acesta este documentul care certifică faptul că activitatea respectă normele în vigoare. În centrul acestui proces stă autorizația de mediu, care vine în două forme principale, fiecare cu un grad diferit de complexitate.

Fiecare operator economic trebuie să parcurgă un proces riguros pentru a obține acest document. Totul începe cu o analiză a impactului activității și se încheie cu un set clar de obligații de monitorizare și raportare. Ignorarea acestor responsabilități nu este o opțiune – consecințele variază de la amenzi până la suspendarea activității.

Autorizația de mediu vs. autorizația integrată de mediu

Este esențial să înțelegem diferența dintre cele două tipuri de autorizații, deoarece obligațiile variază considerabil. Această distincție influențează complexitatea procesului de obținere, dar și nivelul de detaliu necesar în monitorizarea zilnică.

• Autorizația de mediu clasică: Este cea mai comună și se adresează majorității companiilor cu un impact redus sau mediu. Ea stabilește condiții pentru gestionarea deșeurilor, a emisiilor în aer și a apelor uzate, tratând fiecare componentă de mediu relativ separat.
• Autorizația integrată de mediu: Aceasta este necesară pentru instalațiile industriale cu potențial poluator semnificativ, cum ar fi cele din sectorul energetic, chimic sau metalurgic. Abordarea este holistică: se impune folosirea celor mai bune tehnici disponibile (BAT – Best Available Techniques) pentru a preveni poluarea la sursă, nu doar pentru a o controla.

Procesul pentru o autorizație integrată este mult mai complex și presupune evaluări de impact aprofundate. Pentru a înțelege mai bine pașii, puteți consulta ghidul nostru detaliat despre obținerea unei autorizații de mediu.

Obligațiile concrete ale operatorilor economici

Odată obținută autorizația, munca de conformare abia începe. Acum este momentul în care sistemul integrat de mediu devine o realitate operațională.

A avea autorizația nu înseamnă doar a bifa o sarcină. Presupune un flux constant de date, acțiuni concrete și vigilență. O gestionare superficială în această etapă duce, inevitabil, la probleme în audituri și controale.

Un sistem robust de management de mediu nu se construiește pe hârtii, ci pe date precise și pe procese interne clare. Fiecare tonă de deșeuri, fiecare metru cub de apă consumat și fiecare emisie trebuie monitorizate, documentate și raportate corect.

Concret, iată care sunt principalele responsabilități:

1. Monitorizarea emisiilor: Urmărirea constantă a emisiilor de poluanți în aer, apă și sol, asigurând încadrarea în limitele impuse prin autorizație.
2. Gestionarea deșeurilor: Implementarea unui sistem de colectare selectivă, stocarea temporară a deșeurilor în condiții de siguranță și predarea lor doar către operatori autorizați, cu o evidență strictă a cantităților pe fiecare cod de deșeu.
3. Raportări periodice: Depunerea rapoartelor la termenele legale către autoritățile competente: Agenția Națională pentru Protecția Mediului (ANPM), Garda Națională de Mediu și Administrația Fondului pentru Mediu (AFM).

Riscurile neconformității și cum le poți evita

Care este costul real al ignorării acestor obligații? Controalele Gărzii de Mediu identifică rapid neconformitățile, iar consecințele sunt imediate.

Cele mai frecvente probleme pe care le vedem în audituri sunt evidența incorectă a deșeurilor și depășirea limitelor la emisii. De exemplu, o companie din industria prelucrătoare poate primi o amendă de până la 60.000 de lei pentru nereguli în gestionarea deșeurilor periculoase. În cazuri grave de poluare, activitatea poate fi chiar suspendată.

Evitarea acestor riscuri se bazează pe rigoare și prevenție. Când implementezi un sistem intern solid, cu responsabilități clare și instrumente digitale de urmărire, conformarea devine un proces de business controlat și predictibil.

Demistificarea raportării către Administrația Fondului pentru Mediu (AFM)

Dacă autorizația de mediu este permisul de funcționare, raportarea la AFM este testul lunar al responsabilității. Pentru multe companii, această componentă a sistemului de mediu este cea mai complexă și încărcată de riscuri financiare. Aici, datele din operațiuni devin cifre, iar cifrele se transformă în obligații de plată.

Gestionarea relației cu AFM nu este doar o sarcină contabilă; este un proces operațional care reflectă eficiența cu care sunt gestionate resursele, ambalajele și produsele. Orice eroare în acest lanț — de la o evidență greșită a stocurilor la o clasificare incorectă în declarație — se traduce aproape imediat în costuri suplimentare și, mai devreme sau mai târziu, într-un control.

Ce sunt taxele și contribuțiile la Fondul pentru Mediu?

Fondul pentru Mediu se bazează pe principiul „poluatorul plătește”. Companiile care introduc pe piață produse ce devin deșeuri sau care folosesc resurse cu impact sunt obligate să contribuie financiar. Aceste fonduri sunt utilizate pentru a finanța proiecte de protecția mediului, de la reciclare la împăduriri.

Principalele obligații includ:

• Contribuția pentru ambalaje: Dacă introduceți pe piața din România produse ambalate (produse sau importate), sunteți responsabil să asigurați reciclarea unui anumit procent din acele ambalaje. Neatingerea țintelor anuale implică plata unei contribuții de 2 lei/kg pentru diferența neîndeplinită.
• Ecotaxa: O taxă fixă pentru pungile de transport din plastic subțire, menită să descurajeze utilizarea acestora.
• Contribuții pentru Echipamente Electrice și Electronice (EEE): Similar ambalajelor, companiile care introduc pe piață EEE-uri trebuie să asigure colectarea și reciclarea unui procent din greutatea acestora.
• Contribuții pentru anvelope și uleiuri minerale: Producătorii și importatorii din aceste sectoare au, de asemenea, ținte specifice de colectare și valorificare.

Raportarea la AFM nu este doar o declarație fiscală. Este o oglindă a impactului operațional. Acuratețea sa determină direct costurile de conformitate și riscul de penalități.

Ghid pas cu pas pentru o raportare corectă

Fluxul de date către AFM trebuie să fie riguros, de la documentele de intrare a mărfii până la depunerea declarației. O singură eroare pe parcurs poate vicia întregul calcul și poate genera alerte în sistemele autorităților.

Un proces bine pus la punct arată astfel:

1. Evidența primară riguroasă: Totul începe aici. Este necesară o evidență clară, granulară, a cantităților și tipurilor de materiale (ambalaje, EEE, anvelope) introduse pe piață, detaliată pe tip de material, greutate și proveniență.
2. Calculul lunar al obligațiilor: Pe baza datelor colectate, se calculează lunar obligațiile de plată, luând în considerare țintele anuale de reciclare, distribuite proporțional.
3. Completarea și depunerea declarației: Declarația se încarcă în sistemul online al AFM până pe data de 25 a lunii următoare. Fiecare cifră trebuie să fie verificată și susținută de documente.
4. Transferul responsabilității (opțional, dar recomandat): Pentru ambalaje și EEE, majoritatea companiilor transferă responsabilitatea către o Organizație de Implementare a Răspunderii Extinse a Producătorului (OIREP). Chiar și în acest caz, obligația de a raporta lunar cantitățile introduse pe piață rămâne la producător.

Acest circuit necesită o colaborare eficientă între departamente – logistică, achiziții, financiar. Deficiențele de comunicare internă sunt una dintre principalele cauze ale raportărilor eronate.

Greșeli frecvente și cum să le eviți

Experiența noastră arată că majoritatea controalelor AFM pornesc de la câteva greșeli recurente. Evitarea lor reduce dramatic riscul de amenzi și penalități.

Presiunea crește și la nivel european. La începutul lunii aprilie, România era implicată în 309 cazuri de infringement pe teme de mediu, ceea ce reprezintă circa 19% din totalul cazurilor gestionate de Comisia Europeană. Această statistică este un semnal clar: conformarea nu mai este o opțiune, ci o condiție esențială pentru a evita sancțiuni. Puteți citi mai multe despre contextul de mediu european.

Conectarea datelor SIM la raportarea ESG și directiva CSRD

Până de curând, multe companii au privit sistemul integrat de mediu ca pe o obligație administrativă. Odată cu intrarea în vigoare a Directivei CSRD, acest set de date capătă o relevanță strategică. SIM nu mai înseamnă doar raportări la AFM; a devenit fundația pentru raportarea ESG la nivel european.

Datele colectate pentru autorități – consum de energie, cantități de deșeuri, emisii – sunt activele informaționale necesare pentru a construi un raport de sustenabilitate solid și auditabil. Cu alte cuvinte, munca depusă pentru conformarea națională simplifică unul dintre cele mai complexe procese cerute de CSRD: colectarea datelor cantitative.

De la conformitate națională la avantaj strategic european

Este necesară o schimbare de perspectivă: de la o viziune administrativă la una strategică. O gestiune riguroasă a datelor pentru SIM transformă o obligație legală într-un activ valoros, care pregătește compania pentru noile exigențe ale pieței.

SIM reprezintă fundația. Raportul de sustenabilitate conform CSRD este structura ridicată deasupra. Fără o fundație corect executată și documentată, orice construcție ulterioară este vulnerabilă la audit.

Un sistem integrat de mediu bine gestionat nu este o cheltuială, ci o investiție directă în credibilitatea raportării ESG. Datele colectate pentru AFM și ANPM devin dovezile care susțin indicatorii de mediu din standardele ESRS.

Implementarea SIM în România a avut un impact direct asupra economiei circulare, deși decalajele față de țintele UE rămân. Datele Agenției Naționale pentru Protecția Mediului arată că peste 70% din deșeurile gestionate prin SIM provin din ambalaje, cu un volum anual de aproximativ 2,5 milioane de tone. Din acest total, doar 25% este reciclat eficient, ceea ce subliniază importanța acurateței datelor pentru a identifica blocajele. Puteți explora mai multe informații și statistici pe site-ul oficial ANPM.

Cum se aliniază datele SIM cu standardele ESRS

Directiva CSRD aduce Standardele Europene de Raportare a Sustenabilității (ESRS), un set detaliat de reguli de raportare. Componenta de mediu („E”-ul din ESG) este acoperită de cinci standarde, de la ESRS E1 (Schimbări climatice) la ESRS E5 (Utilizarea resurselor și economia circulară).

Vestea bună? Datele necesare pentru a popula mulți dintre acești indicatori există deja în evidențele pentru SIM.

Această hartă conceptuală arată cum circulă datele, de la evidența internă până la raportarea către autorități.

Schema subliniază un aspect critic: acuratețea din prima etapă, cea de evidență, determină calitatea întregului proces – atât pentru conformarea națională, cât și pentru raportarea ESG.

• ESRS E1 – Schimbări climatice: Pentru a calcula amprenta de carbon Scope 1 (emisii directe) și Scope 2 (emisii indirecte din energie), aveți nevoie de date despre consumul de combustibili și electricitate. Acestea sunt informațiile monitorizate pentru autorizația de mediu și raportările ANPM.

• ESRS E4 – Biodiversitate și ecosisteme: Informațiile despre deversările în apă sau emisiile în aer, monitorizate conform autorizației integrate de mediu, sunt direct relevante pentru a evalua impactul asupra ecosistemelor.

• ESRS E5 – Utilizarea resurselor și economia circulară: Aici legătura este cea mai directă. Datele despre cantitățile de deșeuri generate (pe coduri), ambalajele introduse pe piață și materialele reciclate – toate raportate la AFM – sunt indicatori cheie pentru acest standard.

Tabelul de mai jos arată cum datele din sistemul integrat de mediu se traduc în cerințele standardelor europene.

Integrarea datelor SIM în raportarea ESG conform ESRS

Această corespondență demonstrează că o bună parte din efortul de colectare a datelor pentru ESG este deja acoperit de obligațiile naționale.

Un exemplu practic de integrare

Să luăm exemplul unui producător din industria alimentară. Compania are obligații clare către AFM pentru ambalajele (PET, carton, sticlă) pe care le introduce pe piață și raportează lunar greutatea exactă a fiecărui tip de material.

Când începe procesul de raportare CSRD, echipa de sustenabilitate are nevoie de date pentru a măsura performanța în economia circulară (ESRS E5). În loc să pornească de la zero, poate folosi direct declarațiile AFM, care oferă o bază de date deja verificată.

Mai mult, consumul de gaz de la cuptoare și electricitatea folosită în producție, date deja centralizate pentru monitorizarea de mediu, devin inputuri esențiale pentru calculul amprentei de carbon Scope 1 și 2. Astfel, efortul de colectare a datelor se reduce, iar coerența între raportarea de conformitate și cea de sustenabilitate este asigurată. Pentru a aprofunda modul în care se construiește structura unui astfel de document, consultați ghidul nostru despre cum se elaborează un raport de sustenabilitate.

Prin această abordare, o obligație administrativă se transformă într-un proces eficient de management al datelor, care alimentează strategia de sustenabilitate și răspunde cerințelor investitorilor, băncilor și clienților.

Pași practici pentru digitalizarea managementului de mediu

Trecerea de la fișiere Excel la un sistem digitalizat pentru managementul de mediu nu mai este un lux, ci o necesitate. Erorile umane, datele dispersate și timpul pierdut pentru compilarea manuală a rapoartelor se traduc în riscuri financiare și de conformare. Digitalizarea schimbă procesul dintr-o sarcină reactivă într-una proactivă și controlată.

Acest demers implică regândirea fluxurilor de lucru, de la colectarea datelor până la raportul final depus la autorități.

Faza 1: Inventarul și centralizarea datelor

Primul pas este realizarea unui inventar complet al datelor de mediu. Unde sunt colectate? Ce informații lipsesc? Acest audit inițial este fundația sistemului.

Multe companii descoperă că dețin deja datele necesare, dar acestea sunt dispersate în departamente diferite, în sisteme care nu comunică între ele.

Orice digitalizare de succes pornește de la o hartă clară a datelor. Înainte de a implementa orice soluție, trebuie să știi exact ce informații colectezi, cine răspunde de ele și cum circulă prin organizație.

Auditul ar trebui să acopere, ca punct de plecare, următoarele zone:

• Deșeuri generate: Identificarea tipurilor de deșeuri (pe coduri), punctele de generare, cantitățile și traseul lor până la colectorul autorizat.
• Ambalaje: Evidența clară pentru fiecare tip de ambalaj introdus pe piață.
• Consumuri de resurse: Centralizarea datelor despre energie electrică, gaze naturale, combustibili și apă, preluate de pe facturi sau din sisteme de monitorizare.
• Substanțe periculoase: Documentarea utilizării, stocării și eliminării substanțelor chimice, conform fișelor de securitate.

Odată ce inventarul este complet, obiectivul este centralizarea datelor într-o platformă unică. Aceasta devine „sursa unică a adevărului” (single source of truth), eliminând riscul de a raporta cifre inconsistente.

Faza 2: Implementarea software-ului și automatizarea

Cu o bază de date curată și centralizată, următorul pas este implementarea unui software specializat. Acesta trebuie văzut ca un motor de automatizare care preia sarcinile repetitive și predispuse la erori.

Beneficiile sunt imediate. Un software dedicat poate reduce timpul pentru raportarea lunară la AFM de la câteva zile la câteva ore și minimizează riscul de erori de calcul.

Ce funcționalități sunt esențiale?

1. Colectare automată: Integrarea cu sistemele existente (ERP, facturare) pentru a prelua automat date relevante.
2. Generare automată de rapoarte: Configurarea rapoartelor standard pentru AFM, ANPM și Garda de Mediu.
3. Alerte și notificări: Setarea de alerte pentru termenele limită de raportare sau atingerea anumitor praguri de consum.
4. Tablouri de bord (Dashboards): Vizualizarea în timp real a indicatorilor cheie (KPIs), cum ar fi rata de reciclare sau costurile cu taxele de mediu.

Implementarea necesită și o alocare clară a responsabilităților: cine introduce datele, cine le verifică și cine generează rapoartele. Fără o guvernanță internă solidă, chiar și cel mai performant instrument digital va eșua.

Faza 3: Training și dezvoltarea competențelor

Tehnologia este doar o unealtă. Transformarea reală apare atunci când echipa înțelege cum să utilizeze datele pentru a lua decizii de business mai bune. Trainingul și dezvoltarea competențelor interne sunt la fel de importante ca implementarea tehnică.

Colaborarea cu un partener extern poate scurta acest drum. Noi nu ne oprim la a oferi soluția tehnică; ne concentrăm pe transferul de know-how. Combinăm implementarea cu sesiuni de training practice, astfel încât echipele tale să devină complet autonome în gestionarea sistemului pe termen lung.

Un proces de instruire complet ar trebui să includă:

• Training tehnic: Utilizarea platformei la potențialul maxim.
• Instruire legislativă: Actualizarea obligațiilor legale și modul în care software-ul ajută la menținerea conformității.
• Workshopuri de analiză: Interpretarea datelor din tablourile de bord pentru a identifica oportunități de optimizare a costurilor și de reducere a impactului.

Privită astfel, digitalizarea devine un instrument strategic, care oferă vizibilitate, sprijină deciziile de business și consolidează credibilitatea companiei în fața clienților, investitorilor și autorităților.

Întrebări frecvente despre sistemul integrat de mediu

Am colectat aici cele mai comune întrebări pe care le primim de la companii despre SIM. Răspunsurile sunt clare și practice, pentru a clarifica zonele care generează frecvent confuzie.

Care e diferența dintre autorizația de mediu și cea integrată?

Pe scurt, este o chestiune de scară și complexitate a impactului.

Autorizația de mediu clasică este documentul standard pentru majoritatea afacerilor, în special IMM-uri. Se aplică activităților cu impact redus și reglementează punctual anumite aspecte: apa, aerul, deșeurile.

Autorizația integrată de mediu vizează instalațiile industriale mari, cu potențial poluator semnificativ, definite în Anexa 1 din Legea 278/2013. Abordarea este holistică: analizează impactul cumulat asupra tuturor factorilor de mediu și impune folosirea celor mai bune tehnici disponibile (BAT) pentru a preveni poluarea la sursă.

Ce obligații am dacă import produse ambalate?

Dacă introduceți pe piața din România produse ambalate, deveniți direct responsabil pentru atingerea țintelor anuale de reciclare a deșeurilor de ambalaje.

Aveți două opțiuni:

• Gestionarea individuală: O opțiune extrem de complexă și costisitoare, rar utilizată în practică.
• Transferul responsabilității: Aceasta este calea standard. Vă transferați obligația către o Organizație de Implementare a Răspunderii Extinse a Producătorului (OIREP), care preia sarcina reciclării.

Chiar dacă transferați responsabilitatea reciclării către un OIREP, obligația de a raporta lunar la AFM cantitățile exacte de ambalaje introduse pe piață vă revine în totalitate. Această responsabilitate nu poate fi externalizată.

Ce se întâmplă dacă nu depun la timp declarațiile AFM?

O întârziere implică mai mult decât o amendă. Consecințele pot escalada și afecta finanțele companiei.

Pe lângă sancțiunea contravențională, AFM poate stabili din oficiu obligațiile de plată, la valori estimate, de regulă mai mari decât cele reale. La aceste sume se adaugă dobânzi și penalități de întârziere pentru fiecare zi. Un control ulterior poate duce la ajustări financiare cu impact retroactiv.

Cum mă poate ajuta ECONOS cu SIM și datele ESG?

Echipa noastră privește conformarea SIM nu ca pe o obligație, ci ca pe fundația pentru un avantaj competitiv. Transformăm datele de mediu într-o bază coerentă și credibilă pentru raportarea ESG.

Procesul nostru începe cu un audit pentru a identifica lacunele și riscurile. Apoi, implementăm un sistem digital pentru colectarea și centralizarea corectă a datelor necesare pentru AFM. Pasul final este integrarea acestor date verificate în strategii de sustenabilitate, de la calculul amprentei de carbon la elaborarea raportului CSRD. Astfel, asigurăm atât conformarea, cât și coerența informațiilor în fața auditorilor, investitorilor și partenerilor de afaceri.

Gestionarea corectă a obligațiilor de mediu este un pilon pentru reziliența și succesul pe termen lung. ECONOS ajută echipele să transforme datele de conformitate într-un activ strategic. Aflați cum vă putem sprijini echipa.